あまり知られていないのですが、法改正により、2022年1月1日から電子データで受け取った請求書等は、電子データの状態で保存する必要があります。

たとえば、仕入先からEメールで請求書を受け取った場合、今までは請求書を紙で印刷して保存していたと思いますが、今後は受け取った請求書をPDFファイルなどの電子データで保存しなければなりません。

 

（電子データの範囲）

どのような書類が電子データで保存する対象になるかは、国税庁のウェブサイトで紹介されています。国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】令和３年７月」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdfの問４では、以下のようなものを電子データで保存することとされています。

紙で入手する資料以外は、ほとんどが該当すると考えられます。

 

(1)　電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領

(2)　インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷(いわゆるハードコピー)を利用

(3)　電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用

(4)　クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用

(5)　特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用

(6)　ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用

(7)　請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

 

（電子データの保存方法）

では、該当する電子データは、どのように保存するのでしょうか。上記の一問一答（問11）では保存する要件が記載されていますが、実務上選択肢として考えられる方法は、２つあります。

 

まず①コストはかかりますが、比較的簡単な方法で、請求書等保存システムを利用します。

当事務所ではTDS（https://www.tkc.jp/fx/tds/）というTKCのシステムをお勧めします。電子データをPDFファイル等にして、TDSへ適時にアップロードすることで、法令に準拠して電子データを保存することができます。

 

次に、②手間はかかりますが、コストがかからない方法で、規程を作成し電子データのファイル名に、日付、取引先、金額を表示する方法（たとえば、ファイル名を「20221031_㈱国税商事_110,000.pdf」とする）があります。具体的には、上記一問一答の問12を参照してください。 なお、規程については、上記一問一答の問24に記載があり、サンプル（法人用）は、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word/16KB）」を参照してください。

 

いかがでしょうか。

2022年1月から法令が適用されますので、準備期間は残り４か月弱となります。早めに準備をすることをお勧めします。

ご不明な点がありましたら、当事務所までお問合せください。